في عالمنا الحالي، تسود التقنيات والتكنولوجيا، ومع تزايد استخدام الإنترنت وتعقيد الأعمال التجارية، زادت الحاجة الضرورية لتوفير الوقت والجهد في عمليات التواصل مع جهات العمل والمؤسسات الحكومية وغير الحكومية، وكذلك تواصل العملاء.
بسبب هذه الحاجة، ظهرت وسيلة سريعة وفعالة وعالمية للتواصل تسمى بالبريد الإلكتروني "الإيميل". وعلى الرغم من وجود وسائل مختلفة للتواصل المرسلة رسميًا مثل الرسائل البريدية، إلا أن رسائل البريد الإلكتروني هي الأكثر شيوعًا في الوقت الحالي. يعود ذلك إلى سهولة الوصول إلى البريد الإلكتروني المطلوب والتواصل مع صاحبه في أي وقت. وبعد ذلك، يجب على الشخص اتباع عدة خطوات بسيطة ولكن مهمة في التعبير عن نفسه بشكل احترافي.
إذا أردت أن تتعرف على الخطوات والنصائح الأساسية في رحلتك لتعلم كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني بشكل احترافي، فقم بمتابعة هذا المقال حتى النهاية وستحقق ما ترغب فيه.
خطوات كتابة الإيميل بشكل احترافي
كتابة الإيميل في اللغة العربية أو الإنجليزية تتبع نفس الخطوات بشكل عام. تتكون الخطوات الأساسية لكتابة الإيميل من خمسة أجزاء مهمة.
1- قدم التحية المناسبة
عند كتابة البريد الإلكتروني الرسمي ، يجب أن تبدأ بتحية مناسبة تعبر عن احترافيتك ومستوى معرفتك بالشخص المستلم. ستتحدد درجة الرسمية لهذه التحية وفقًا لمعلوماتك عن الشخص المستلم. على سبيل المثال ، إذا كنت تعرف القارئ جيدًا ولكن تعمل في بيئة عمل حيث يمكن أن يكون هناك أشخاص آخرون يطلعون على البريد الإلكتروني ، فمن الأفضل أن تستخدم تحية رسمية.
Dear [Name]
إذا كانت طبيعة العلاقة بينكم سطحية وترغب في بناء علاقة أعمق معه في المستقبل، فيجب أن تجعل حديثك أكثر تأنيثا.
[Dear Mr./ Ms. [Last Name
في حال كنت في علاقة غير رسمية مع الشخص المتلقي، يمكنك أن تجعل التحية أكثر وداً من ذلك.
Hello [Name]
في حال عدم التأكد من وجود الاسم، يُمكنك استعمال المسمى الوظيفي للفرد أو الجهة المعنية.
Dear Hiring Manager/Team
ومع ذلك، إذا قررت أن ترد على رسالة بريد إلكتروني تم إرسالها إليك، يُنصح بأن تُبدأ كلامك بتعبير الامتنان مثل "شكراً لاستجابتك السريعة" وذلك لتقديرك لرده السريع الذي يمنح هذه المراسلة طابعًا أكثر ودية واحترافية.
2- اشرح هدفك بوضوح
كن حريصاً دائماً على توضيح هدف البريد الإلكتروني للقارئ، لذلك يجب أن تكون جملك قصيرة ومفهومة وتبدأ بمناقشة الموضوع الرئيسي مباشرة، لأن البريد الإلكتروني عادة يتم مناقشته وقراءته في الاجتماعات. بعض العبارات التي يمكن أن تساعدك على الانتقال إلى صلب الموضوع هي مثل "أنا أكتب للاستفسار عن" أو "أنا أكتب في مرجع لـ". إذا كان البريد الإلكتروني الخاص بك يتطلب إجراءًا معينًا من الشخص الآخر، فيجب أن توضح ذلك له بذكر عبارات مثل "أتمنى أن تنظر في هذا".
3- استخدم المفردات المناسبة
نظرًا لاختلاف المجالات المتعددة في معظم الصناعات والأعمال التجارية والمهنية في سوق العمل، يتعين عليك أن تكون على دراية بالمصطلحات والمفردات الأساسية المستخدمة في نوع وطبيعة عملك. على سبيل المثال ، عند كتابة بريد إلكتروني من قبل رائد أعمال مختص ، ستكون مختلفة تمامًا عندما يتم كتابتها من قبل مهندس مدني. ولذا ، ينبغي أن تبحث عن المفردات الخاصة بمجال عملك واستخدامها بالطريقة المناسبة.
4- اجعل مضمون رسالتك موجزًا
تم تصميم رسائل البريد الإلكتروني بشكل محدد لمساعدة القارئ في الوصول إليها بسرعة، لذلك يجب أن تكون المراسلات مباشرة وموجزة وواضحة قدر الإمكان. كما يجب عليك بسبب قصر محتوى رسالتك أن تتجنب الأخطاء الإملائية، خصوصًا عندما تكتب باللغة الإنجليزية كلغة ثانية.
ولكن لا تترك حرصك على جعل الرسالة قصيرة أن يجعلها وقحة أو حادة، اسعَ لكون نبرتك إيجابية من خلال إتقان طريقة توقيع كلامك بأدب مثل "شكراً لاهتمامكم" أو "أتطلع للإستماع منكم".
5- ضع خاتمة مهذبة
يعتبر إنهاء رسالة البريد الإلكتروني من أهم الخطوات التي يجب عليك أن تكون حريصًا أن تكون مكتوبة بشكل احترافي ومهذب. ينبغي أن تضيف عدة كلمات وعبارات في نهاية حديثك مثل "تحياتي"، "أطيب التحيات"، "أمنياتي الطيبة" أو "تحياتي الحارة". قبل إرسال البريد الإلكتروني، يجب التأكد من إعادة التدقيق اللغوي والتصحيح الأخير لتصحيح أي أخطاء إملائية.
في العادة، يجب أن يحتوي البريد الإلكتروني على توقيع خاص بك، لذا قم بإنشاء توقيع يتضمن اسمك الكامل، واسم الشركة التي تعمل فيها، وموقعك الوظيفي، ومعلومات الاتصال بك خارج حساب البريد الإلكتروني الخاص بك.
نصائح هامة عند كتابة الإيميل الرسمي
2. يجب عليك ألا تنسى أن تبدأ البريد الإلكتروني بتحية مناسبة تعتمد على مدى رسميته، ويجب عليك اختيار الأسلوب المناسب وفقًا للشخص الذي سيستلم البريد الإلكتروني.
2. عند كتابة البريد الإلكتروني، لا تبدأ بجملة أو فقرة غامضة، لتجنب إحداث الارتباك للشخص الذي يقرأه، وتأكد من توضيح سبب التواصل معه.
3. يجب توضيح هدف البريد الإلكتروني في موضوعه، حيث يجب على المتلقي أن يعرف سبب إرسال البريد الإلكتروني.
إذا كانت محتوى الرسالة طويلاً إلى حد ما، يجب تجنب تقديمها في فقرة واحدة. بدلاً من ذلك، من المفضل أن يتألف المحتوى من فقرتين أو ثلاث فقرات على الأقل.
5. عندما تكتب رسائل بريد إلكتروني، تجنب استخدام الاختصارات والكلمات العامية والمصطلحات التي قد يصعب فهمها من قبل الآخرين، حيث أن الاحترافية تتطلب استخدام اللغة الرسمية بمستوى محدد.
6. حاول دائماً تلخيص الموضوع الذي تناقشه قدر الإمكان وتجنب الإطالة غير الضرورية، مثل كتابة مقدمة طويلة في البريد الإلكتروني.
7. احرص دائماً على أن تكون ودوداً ولطيفاً عندما يحتوي البريد الإلكتروني على طلب لتنفيذ مهمة ما أو يتطلب عمل ما. أضف عبارات مثل "من فضلك" أو "بعد إذنك" لتوضيح للطرف الآخر مدى أدبك واحترامك له.
إذا كان البريد الإلكتروني المرسل يحتوي على مرفق بصيغة "attachment"، فيجب عليك أن تلفت انتباه القارئ إلى وجود هذا الملف داخل محتوى الرسالة، حتى يتمكن من تنزيله والاطلاع عليه.
9. كن مؤدبًا واحترس من استخدام السخرية والفكاهة بدون سبب، فقد يساء فهمها بسهولة. وتذكر أن استخدام الرموز التعبيرية "إيموجي" مناسب فقط للرسائل غير الرسمية.
10. تعلم كيفية التمييز بين استخدام حقل النسخ المرئي "Cc" وحقل النسخ المرئي المكفوف "Bcc". يستخدم حقل "Cc" لكتابة عدة عناوين بريدية لعدة أشخاص ترغب في إرسال الرسالة نفسها لهم في نفس الوقت، ويمكن لجميع المستلمين رؤية حقل "Cc" ومعرفة العناوين الأخرى. أما حقل "Bcc" فيستخدم عندما ترغب في إضافة عناوين بريدية وإرسال الرسالة لهم، لكنك لا ترغب في أن تكون هذه العناوين مرئية للآخرين، على العكس من حقل "Cc".
11. اهتم بتنسيق الخط حتى يظهر بوضوح ويكون مريحًا للعين أثناء القراءة. عادةً، يكون خط البريد الإلكتروني صغيرًا جدًا، لذا يجب التأكد من أن الحجم مناسب وأكثر وضوحًا وتجنب استخدام الألوان والزخارف الزائدة.
عندما تنتهي من كتابة البريد الإلكتروني باتباع الخطوات المذكورة، تأكد من صحة عناوين البريد الإلكتروني التي ترسلها إليها، وتحقق من أنك قد قمت بتحميل الملفات المناسبة بشكل صحيح.
13. يُفضِل كتابة عبارة شكر في نهاية حديثك، وإرفاق توقيع في نهاية البريد الإلكتروني يحتوي على معلوماتك الشخصية وطُرق التواصل معك. وفي النهاية، قُم بقراءة البريد الإلكتروني بعناية متكررة لتصحيح أية أخطاء إملائية قبل النقر على زر الإرسال.
تعبر طرق كتابة رسالتك الإلكترونية عن شخصيتك بل وتظهر مستواك من الخبرة في سوق العمل والمنصب الوظيفي الذي تستحقه، من خلال قدرتك على التعبير عن أهدافك بطريقة صحيحة واستخدام كلمات دقيقة وملائمة.