مقدمة
تعد عملية تصميم الهيكل التنظيمي والوصف الوظيفي أحد الخطوات الأساسية في بناء أي مؤسسة، فهي تساعد على تحديد المسؤوليات والصلاحيات وتقليل التداخلات بين مختلف الإدارات.
تعريف تصميم الهيكل التنظيمي والوصف الوظيفي
يعني تصميم الهيكل التنظيمي والوصف الوظيفي تحديد شكل بنية المؤسسة وتحديد كل وظيفة ومسؤولية وتحديد العلاقة بينها. يقوم فريق الإدارة عادةً بوضع الخطط والغايات المحددة وتكوين هيكل التنظيم وإنشاء وصف الوظيفة بشكل واضح وشامل.
أهمية تصميم الهيكل التنظيمي والوصف الوظيفي
تساعد عملية تصميم الهيكل التنظيمي والوصف الوظيفي على توسيع قاعدة الأهداف وضمان تحقيقها بفعالية. كما يساعد هذا التصميم على تحقيق التحكم والإدارة بشكل أفضل على الموارد المتوفرة. وعلاوة على ذلك، يساعد التصميم على الحفاظ على توازن المسؤولية في المؤسسة وتعظيم الكفاءة مع التأكد من الالتزام بالمعايير الإدارية.
الهيكل التنظيمي
تتعلق عملية تصميم الهيكل التنظيمي بتحديد ترتيب السلطات داخل المؤسسة وتقسيم العمل بين الموظفين وتحديد سلطة الصلاحيات والمسؤوليات بينهم. وغالباً ما يكون الهدف الرئيسي منها هو التحكم في تنفيذ الأهداف والتخطيط لتحقيقها بكفاءة وفعالية داخل بيئة العمل.
أنواع الهياكل التنظيمية
تشمل أنواع الهياكل التنظيمية المتداولة في الشركات عدة أنماط. من أفضل تلك الأنواع نذكر:
- هيكل التنظيم الوظيفي
- هيكل التنظيم الإقليمي
- هيكل التنظيم الاداري
- هيكل تنظيم الجمعيات
العوامل المؤثرة في تحديد الهيكل التنظيمي
من العوامل المؤثرة في تحديد هيكل التنظيم المثالي:
- حجم المؤسسة وخطتها الاستراتيجية
- هدف وطبيعة العمل المطلوب من قبل المؤسسة
- مدى التعقيد في العمليات والعلاقات بين مختلف الإدارات
- خبرات ومهارات العاملين في المؤسسة
- مراجعة عملية التصميم للهيكل التنظيمي وتشمل دراسة أساليب المنظمة المشابهة والتخطيط لعملية التصميم.
تصميم الهيكل التنظيمي
تتعلق عملية تصميم الهيكل التنظيمي بتحديد ترتيب السلطات داخل المؤسسة وتقسيم العمل بين الموظفين وتحديد سلطة الصلاحيات والمسؤوليات بينهم. ويمثل تحديد هيكل تنظيمي مثالي للمؤسسات عاملاً حاسماً للاستمرارية والتطور، فضلاً عن تحقيق الأهداف والتخطيط لها بكفاءة وفعالية.
مراحل تصميم الهيكل التنظيمي
يتألف تصميم الهيكل التنظيمي من عدة مراحل متتالية، وهي:
- تحديد أهداف المؤسسة
- تحديد طبيعة العمل المطلوب
- رسم الخرائط الوظيفية
- تحديد المسؤوليات والصلاحيات
- تحديد عدد الوظائف وتوصيفها
- توزيع المهام بين الموظفين
- إنشاء هيكل جديد أو تعديل الهيكل الحالي.
- الأسس الدلالية لتصميم الهيكل التنظيميالتكامل بين الهيكل التنظيمي واستراتيجيات الأعمال الناجحة
تحتاج المؤسسة إلى إعداد استراتيجية متكاملة لتحقيق أفضل أداء، وذلك من خلال اتخاذ الأسس الدلالية المناسبة في تصميم الهيكل التنظيمي، وتشمل:
- حجم المؤسسة وخطتها الاستراتيجية
- طبيعة وأهداف العمل المطلوبة
- تعقيد العلاقات والعمليات داخل المؤسسة
- عدد موظفي المؤسسة وخبراتهم ومهاراتهم
- تحليل دراسة أساليب منظمات مشابهة وتطبيقها في تصميم الهيكل التنظيمي الجديد.
الوصف الوظيفي
تعريف الوصف الوظيفي وأهميته
الوصف الوظيفي هو عبارة عن تفصيل للمهام التي يتوجب على العاملين إتمامها والمسؤوليات التي يتحملها كل منهم في إطار عملهم في المؤسسة. ويهدف الوصف الوظيفي إلى تحديد ما يتطلبه العمل، وإعطاء الموظفين فكرة واضحة عن ما يجب أن يقوموا به من أجل تحقيق الأهداف المحددة. بالإضافة إلى ذلك، يساعد الوصف الوظيفي في تحقيق التميز في مجال التوظيف والاختيار الأنسب للمتقدمين للعمل.
عناصر الوصف الوظيفي
تحتوي العناصر الرئيسية للوصف الوظيفي على المسمى الوظيفي، والموقع الجغرافي، والملخص الوظيفي، والقدرات المطلوبة، والمهارات والمؤهلات الشخصية، والتعليم والخبرة المطلوبة. ويُستخدم الوصف الوظيفي أيضاً في تقييم الأداء الوظيفي للموظفين، وإدارة دورات التدريب والتطوير، وتوجيه الخطط المستقبلية لإحداث التحسينات اللازمة في المؤسسة.
كتابة الوصف الوظيفي
خطوات كتابة الوصف الوظيفي
يعتبر كتابة الوصف الوظيفي مهمة حيوية لتوضيح المسؤوليات الوظيفية للموظفين والمتقدمين للوظائف. وبالتالي، تقدم الخطوات التالية للكتابة الفعالة للوصف الوظيفي:
1. تحديد المهام والمسؤوليات الوظيفية لكل وظيفة.
2. تحديد المهارات والخبرات المطلوبة للوظيفة.
3. وضع خطة دقيقة لخبرات التدريب التي يحتاج إليها الموظف لتأدية الوظيفة.
4. استخدام قائمة بالعناصر الرئيسية للوصف الوظيفي.
أهمية الوصف الوظيفي الواضح والشامل
يساعد الوصف الوظيفي الواضح والشامل في توضيح ما يجب على الموظفين القيام به، ويساعد في تحسين إدارة الأداء الوظيفي. بالإضافة إلى ذلك، فإن الوصف الوظيفي الجيد يساعد في تحديد الخبرات التي يحتاجها الموظف لأداء عمله، كما يساعد في تنظيم إجراءات التوظيف وإدارة الأداء بكفاءة. ولذلك، يجب على جميع المؤسسات العمل على تطوير وتنفيذ وصف وظيفي واضح وشامل لكل وظيفة.