ما هي أهداف إدارة المشتريات؟
يمكن تلخيص الأهداف الرئيسية لإدارة المشتريات بالشكل التالي في المفهوم العام:
- تقليل التكلفة
تختلف طبيعة إدارة المشتريات من شركة لأخرى وفقًا لمجال الشركة وحجمها وأنواع الموارد المطلوبة، ومع ذلك ورغم هذه الاختلافات، فإن جميع إدارات المشتريات في جميع المشاريع تسعى لهدف واحد أساسي وهو الحد من التكلفة الإجمالية لمتطلبات الشراء.
تهتم إدارة المشتريات الاحترافية بالوصول إلى عروض بيع جيدة، حيث يتم دمج الجودة والسعر المناسب فيها. يمكن أن يؤدي ارتفاع التكلفة الإجمالية لشراء المواد في بعض الأحيان إلى عدم جدوى هامش الربح المتحقق من عملية التصنيع وعدم تغطية تكاليف الإنتاج. لذلك، يجب على هذه الإدارات اللجوء إلى أساليب واستراتيجيات معينة لتخفيض تكلفة الإنتاج إلى أدنى نسبة مقبولة دون التأثير على جودة المنتج أو الخدمة ذاتها.
- إدارة العلاقات مع الموردين
التعامل مع الموردين ليس أمراً سهلاً، خاصة في سوق تنافسي يسعى فيه كل تاجر لاحتكار السوق. لذلك، يلجأ بعض المنافسين إلى استخدام استراتيجيات لجذب الموردين إليهم وتجعلهم يقومون بتوفير المواد الأولية بشكل محدود عن خصومهم في السوق. وبالتالي، إدارة العلاقات مع الموردين تُعتبر إحدى الاستراتيجيات المهمة في عالم الأعمال التجارية، حيث تساعد على الحفاظ على الموردين وعدم جذبهم من قبل المنافسين، وتوفير نوع من التعاون المثمر لكلا الأطراف.
باستطاعتك أن تتعرف على المزيد حول إدارة علاقاتك مع الموردين من خلال البحث عن الدورة المخصصة لها على منصتنا التعليمية، بالإضافة إلى ذلك يمكنك الحصول على مزيد من المعلومات من خلال قراءة المقالة التي تناقش إستراتيجيات إدارة الموردين وأنواعهم وأساليب التقييم و7 طرق فعالة مهمة.
- تنويع العروض
من ضمن أهداف إدارة المشتريات، تُولي أهميةً لتوفير البدائل المتنوعة لعروض الأسعار المُقدمة من المُورّدين. بدون هيمنة الاعتماد الشركة بشكلٍ كلي على مورّد واحد أو اثنين فقط، بل بإعطائها خياراتٍ متعددة وغنية من العروض المختلفة. وهذا يُمكّنها من اختيار الأفضل بما يتماشى مع ميزانيتها وخططها الاستراتيجية في السوق.
يكمن أهمية تنوع العروض في تجديد الشركة وخلق شبكة قوية من العلاقات أو إضافة لمسة جديدة على المنتج أو الخدمة المقدمة. هذه الأشياء كلها مفيدة لتطوير العمل وتلبية احتياجات المستهلكين، وهذا لن يحدث إذا كانت الشركة مقتصرة على فكرة واحدة ومورد واحد طوال الوقت وغير قادرة على مواكبة التغييرات.
- تلبية متطلبات العمل
إكمال احتياجات العمل هو واحد من أهم أهداف إدارة المشتريات، وتعمل هذه الإدارة على توفير أي متطلب قد يحتاجه الأقسام المختلفة سواء قبل وقت ما أو بشكل مفاجئ في حالة حدوث أزمة أو لتخطيط المستقبل المنظور.
بتملكها في ذلك مسؤولية كاملة لدراسة احتياجات السوق وتلبيتها وتوقع التغيرات المحتملة في المستقبل، بالإضافة إلى تحقيق سعر مناسب يتناسب مع ميزانية الشركة وفي نفس الوقت لا يتعارض مع مستوى الجودة المطلوب والوقت المحدد للاستلام.
- إيجاد حلول مبتكرة
إلى جانب الأهداف السابقة، يمكن اعتبار الحلول المبتكرة هي الفاصل بين إدارة المشتريات المعتادة وإدارة المشتريات المهنية، حيث تهتم الأخيرة ليس فقط بتلبية الاحتياجات، بل تبحث وتستقصي جميع الوسائل المتاحة لتوفير هذه الامدادات بأقل جهد وتكلفة وبأسرع وقت ممكن وبأعلى جودة في نفس الوقت.
على الرغم من أن هذه المهمة قد تكون مستحيلة بالنسبة لبعض الأشخاص، إلا أنها تعد تحديًا يجب على الإدارات المحترفة أن تنجح فيه. ولكي تحقق النجاح في ذلك، تستخدم جميع الأدوات التكنولوجية المتاحة، سواءً كانت معارف أو تقنيات، من أجل إيجاد حلول جديدة في المجال المستهدف واستخدام أحدث التقنيات والاستراتيجيات المتاحة.
- تقليل المخاطر
واحدة من الأهداف المهمة لإدارة المشتريات هي تحقيق التخفيض في المخاطر وضمان توفر التوريدات بأمان. ويتحقق ذلك من خلال الاعتماد على مجموعة متنوعة من الموردين لتجنب أي أزمات تتعلق بتفكك العقود أو التحكم في الأسعار. بالإضافة إلى ضمان جودة المواد الأولية وتطابقها مع المعايير المحددة.
بالإضافة إلى ما سبق، يتعين على إدارة المشتريات الاحترافية تحديد المنتجات الأهم بالنسبة للشركة الأم وتأمينها بشكل خاص، وتوفير احتياطي منها في المخزون لتفادي أزمات النقص المتوقعة في السوق.
- ضمان الجودة
من واجب إدارة المشتريات أن تضمن جودة منتجاتها، وذلك عن طريق تحديد نوع المواد الأولية المرغوب استخدامها ومستوى أدائها المفترض، وكذلك المؤشرات التي يمكن استخدامها لتقييم مدى ارتفاع جودة الأداء ومدى تحقيقها للمستوى المطلوب.
يجب على إدارة المشتريات أن تتعاون مع مورديها بطريقة تساهم في تطويرهم الفني المطلوب، مما يؤدي إلى تحسين كفاءة الموردين وزيادة إنتاجيتهم، ويساعد أيضًا في تحسين جودة المنتجات ورضا العملاء المستهدفين عنها.
- مراقبة المخزون
بالإضافة إلى ما تم ذكره سابقًا، يجب أن تكفل إدارة المشتريات إدارة المخزون بأهمية خاصة. فهناك علاقة مستمرة تربط بين هاتين الإدارتين، حيث يعتمد كل منهما على الآخر. من خلال التعاون بينهما، تكتسب إدارة المشتريات معرفة شاملة بالعناصر الموجودة في المخزون وما إذا كانت كافية لتلبية الطلبات لفترة معينة أم لا. هل هناك حاجة لإصدار أوامر شراء جديدة؟ هل يوجد ما يكفي في المخزون لتنفيذ الخطط الاستراتيجية التي تم الاتفاق عليها من قبل الإدارة العليا؟ أم هناك عناصر ناقصة في المخزون يجب توفيرها في أقرب وقت ممكن؟
يجب على إدارة المشتريات أيضًا أن تحدد الفئات التي يتم تصنيف المخزون فيها وكيفية التعامل مع كل فئة على حدة. كما يجب عليها أن تستعرض كل المنتجات المُرَجَّعَة والمرفوضة وغير المقبولة وتحدد أسباب وقوع ذلك، وما إذا كان السبب يتعلق بجودة المواد الأولية أم لا. ما هو الإجراء الذي يجب اتخاذه في مثل هذه الحالة؟
ما هي مهام إدارة المشتريات؟
- إدارة الموردين:
المهمة الأساسية الأولى لإدارة المشتريات هي إدارة العلاقات مع الموردين وفيها يتم اختيار وتفضيل وتقييم الموردين المتواجدين في السوق واختيار الأفضل من بينهم وفقاً لميزانية الشركة واحتياجاتها الحالية والمستقبلية.
- تحقيق التكامل مع الأقسام الأخرى:
يجب على إدارة المشتريات تحقيق التكامل مع الأقسام الأخرى والإدارات عن طريق توفير جميع المتطلبات التي تحتاجها هذه الأقسام قبل حتى احتياجها إليها، بحيث تتجنب تأخر عملية الإنتاج أو تأثير إدارة أخرى أو وقوع أي خطأ نتيجة لتأخر تسليم الموردات.
- إدارة المشتريات والعقود
يتعين على إدارة المشتريات ضمان استمرارية تدفق الإنتاج من خلال توفير المواد الخام والأدوات وخدمات الإصلاح والصيانة بشكل مستمر. ولكي تتمكن من إدارة هذا الجانب بكفاءة، يجب عليها عقد العقود وإدارتها بشكل رسمي للحفاظ على حقوق وواجبات جميع الأطراف، وتقليل التأخيرات الناجمة عن عدم الالتزام بأي شرط تم الاتفاق عليه مسبقًا.
- إدارة طلبات الشراء
تقوم إدارة المشتريات باستخدام أنظمة مؤتمتة وخطط مسبقة لتنظيم وإدارة عمليات الشراء بسلاسة وسرعة دون أي معوقات. تشمل هذه العمليات عدة خطوات مثل إعداد الخطط والمهام وتحديد الأولويات وتكليف المسؤولين بكل مهمة وتسجيل الحسابات واستلام الفواتير. بالإضافة إلى ذلك، يتم تقديم التقارير والإحصائيات.
- إدارة التكاليف والتحكم في الإنفاق
تهدف إدارة المشتريات إلى البحث عن أفضل الأسعار التنافسية المتاحة في السوق وإبرام صفقات تعاونية مع موردين يتسمون بالجودة والالتزام. تكمن مهمتها أيضًا في تقليل التكلفة بطريقة تجعل الإنفاق أقل بكثير من التوقعات الربحية، من خلال تبسيط عملية الإنتاج والمراحل المتبعة، مع الحفاظ على المستوى المطلوب من الجودة.
- تحسين الكفاءة
إلى جانب المهام السابقة، يتوجب على إدارة المشتريات أن تُحسَن كفاءة العمل، وذلك باللجوء إلى التقنيات التكنولوجية الحديثة التي تُسهم في تسريع عملية الإنتاج وتحسين جودته. كما ينبغي عليها أيضًا أن تهتم بتدريب وتطوير مهارات العاملين بالطريقة التي تتوافق مع متطلبات السوق الحالية والمستقبلية، والتي تتيح لهم اقتراح أفكار إبداعية ربما تُسهم في تغيير شكل وتحسين المنتج بأضعاف مضاعفة بسهولة.
- رقابة صارمة على المخزون
واحدة من المهام الضرورية لإدارة المشتريات هي ضرورة فرض نوع من الرقابة الصارمة على المخزن، وذلك لتجنب النفقات غير الضرورية التي قد تؤثر سلبا على عملية الإنتاج والموازنة العامة. ولهذا السبب، تحتاج إدارة المشتريات إلى استخدام أنظمة اتمتة شاملة تسمح لها بالوصول إلى المخزن ومعرفة ما يحتويه. هذا يتيح لهم معرفة المخزون المتاح والمفقود والمرسلة المرتجعة ببضع نقرات بسيطة، بالإضافة إلى تحديد الفترات الزمنية بين الرغبة في شراء المنتج مرة أخرى.
علاقة إدارة المشتريات بالإدارة المالية
وضحنا سابقا أن المهمة الرئيسية لإدارة المشتريات هي تخفيض التكاليف المالية للمؤسسة والمساهمة في توفير النفقات واستخدام طرق أكثر ذكاء في الإنفاق. لذلك، يمكن وصف العلاقة بين إدارة المشتريات والإدارة المالية كعلاقة تبادل المنافع حيث تسعى الأولى لتقليل نفقات الثانية وتسعى الثانية لتلبية احتياجات الأولى.
تعد العلاقة بين إدارة المشتريات وإدارة المالية هي الأكثر تماسكًا وترابطًا بين جميع الإدارات الأخرى. يتم التعاون بينهما بشكل يومي حتى لو لم يكن ذلك بشكل مباشر في بعض الأحيان. بمعرفة إدارة المشتريات للميزانية التي تم تخصيصها من قبل إدارة المالية لقسم المشتريات، تقوم بالبحث عن العروض التنافسية المناسبة التي تتوافق مع هذه التكاليف. وفي نفس الوقت، بينما تقوم إدارة المالية بدراسة احتياجات عملية الإنتاج ومراجعة التقارير والإحصائيات التي تطلبها إدارة المشتريات، تسعى إلى توفير ميزانية تمكنها من تلبية احتياجاتها بشكل معقول.
يمكن تشبيه علاقة إدارة المشتريات بالإدارة المالية فيما بينهما، حيث أنهما علاقة مترابطة لا يمكن فصلها في أي قطاع. سواء كانت الشركة ضخمة أو ناشئة، أو حتى إذا كانت لم ترتقِ بعد لأكثر من مشروع صغير، فإن الإدارة المالية وإدارة المشتريات يجب أن تعملان سويًا بشكل منسجم. تكمن مهمة الإدارة المالية في توفير النفقات اللازمة التي تسمح بشراء المواد الخام الضرورية لعمليات الصناعة، بينما يقع على عاتق إدارة المشتريات توفير المواد التي تستعمل لإنتاج السلع وتحقيق الأرباح وتوفير الأموال التي تدخل في ميزانية الشركة.
لذلك، لا يمكن أن نقول أن هناك إدارة تقدم الخدمة الثانية قبل الأخرى، بل إنهما في دائرة مُغلقة ليس لها بداية أو نهاية، ولا يمكن أن يتم فصلهما أو فصل كلٍ منهما عن الآخر. تعمل الإدارة المالية من أجل توفير احتياجات إدارة المشتريات، وتعمل إدارة المشتريات من أجل توفير المنتجات التي تساهم في توفير ميزانية الإدارة المالية وهكذا.